Die Unternehmenskommunikation steht heute vor großen Herausforderungen, wenn es darum geht, die passenden technischen Lösungen zu finden und einzusetzen. Gerade bei der Wahl von Kommunikationssystemen setzen viele Unternehmen auf monolithische Software-Lösungen, die vermeintlich „alles können“. Diese Systeme versprechen, sämtliche Kommunikationsprozesse und -bedürfnisse eines Unternehmens in einer einheitlichen Plattform zu bündeln. Doch in der Realität entpuppen sich diese monolithischen Systeme oft als schwerfällig, wenig flexibel und nicht anpassbar an die spezifischen Business-Logiken der einzelnen Unternehmen. In diesem Blogbeitrag beleuchten wir die zentralen Probleme und Herausforderungen, die solche monolithischen Kommunikationssysteme mit sich bringen, und stellen einen Zusammenhang zwischen IT-Abteilungen und Fachabteilungen her, die ihre Kommunikationsprozesse oft parallel zu den eingeführten Systemen entwickeln. Außerdem werden wir auf die häufig fehlende Wirtschaftlichkeitsprüfung bei der Einführung solcher Systeme eingehen und abschließend den Ansatz der Composable Communication als flexiblere Lösung vorstellen.
Monolithische Systeme zeichnen sich dadurch aus, dass sie als einheitliche, groß angelegte Plattformen konzipiert sind, die möglichst viele Funktionen und Kommunikationskanäle abdecken. Häufig umfasst ein solches System E-Mail-Kommunikation, Chat-Funktionalitäten, Videokonferenzen, Dokumentenaustausch und weitere Tools zur internen und externen Kommunikation.
Einige der am Markt etablierten Kommunikationssysteme, die diesen monolithischen Ansatz verfolgen, sind beispielsweise:
Diese Systeme mögen auf den ersten Blick vielversprechend wirken, da sie alles aus einer Hand bieten und die gesamte Kommunikationslandschaft eines Unternehmens abdecken können. Doch hier liegt das Problem: Die Anforderungen und Business-Logiken eines Unternehmens sind oft viel spezifischer, als es ein monolithisches System abbilden kann.
Die größte Herausforderung bei monolithischen Kommunikationssystemen liegt in ihrer mangelnden Flexibilität. Jedes Unternehmen hat spezifische Prozesse und Kommunikationsbedürfnisse, die eng mit seiner individuellen Business-Logik verknüpft sind. So müssen beispielsweise Kundenkommunikationsprozesse bei einem Versicherungsunternehmen völlig anders aussehen als bei einem E-Commerce-Anbieter. Monolithische Systeme sind jedoch selten so flexibel, dass sie sich detailliert an diese speziellen Anforderungen anpassen lassen. Stattdessen bieten sie oft vorgefertigte Lösungen, die entweder nur schwer anpassbar oder mit hohem Kostenaufwand verbunden sind.
Zudem ist die Abhängigkeit von den Herstellern solcher monolithischen Systeme ein weiteres Problem. Möchte ein Unternehmen ein neues Feature hinzufügen oder einen Kommunikationsprozess ändern, ist es oft auf die Roadmap des Herstellers angewiesen, was zu erheblichen Verzögerungen führen kann.
Ein weiteres Problem, das in vielen Unternehmen auftritt, ist der fehlende Dialog zwischen der IT-Abteilung und den Fachabteilungen, wenn es um die Einführung und Nutzung von Kommunikationssystemen geht. Während die IT-Abteilung oft die monolithischen Systeme zentral verwaltet und standardisiert, entwickeln die Fachabteilungen, die näher an den Geschäftsprozessen arbeiten, häufig eigene Kommunikationslösungen.
In vielen Fällen entstehen parallele Kommunikationsprozesse, bei denen beispielsweise Abteilungen eigene Systeme zur Kundenbetreuung oder für spezifische Workflows einführen. Dies führt zu einer Schatten-IT, in der Tools genutzt werden, die nicht offiziell im Unternehmen integriert sind. Diese Eigeninitiativen sind oft pragmatische Lösungen für drängende Probleme, zeigen aber auch, dass die zentralen monolithischen Systeme die Bedürfnisse der Fachabteilungen nicht ausreichend abdecken.
Ein weiteres erhebliches Problem bei der Einführung monolithischer Kommunikationssysteme ist die oft mangelnde Wirtschaftlichkeitsprüfung. Viele Unternehmen entscheiden sich für diese Systeme basierend auf einem vermeintlichen Vorteil der Integration und der Vollständigkeit der Funktionen. Jedoch wird häufig nicht ausreichend überprüft, ob die Investition tatsächlich rentabel ist oder ob die Kosten für die Anpassung und Wartung im Verhältnis zum Nutzen stehen.
Die Implementierungskosten großer Systeme sind oft hoch und beinhalten nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch die Kosten für Schulung, Anpassung und langfristige Wartung. Diese Kosten werden häufig nicht durch eine fundierte Wirtschaftlichkeitsanalyse gestützt, was dazu führen kann, dass die langfristige Rentabilität des Systems nicht sichergestellt ist.
Eine der größten Herausforderungen bei der Einführung von monolithischen Kommunikationssystemen ist der fehlende Business Case. In vielen Unternehmen wird ein neues System eingeführt, ohne dass eine umfassende Wirtschaftlichkeitsprüfung durchgeführt wird. Man verlässt sich häufig auf die Versprechungen der Anbieter oder auf branchenübliche Trends, ohne die Frage zu stellen, ob das System tatsächlich einen Mehrwert für das eigene Unternehmen bietet.
Ein Business Case sollte eigentlich detailliert analysieren, wie hoch die Investitionen in das Kommunikationssystem sind, welche operativen Vorteile es bringt und wie schnell sich diese Investitionen amortisieren. In der Praxis fehlt jedoch oft diese detaillierte Betrachtung. Stattdessen werden große Systeme eingeführt, die nicht nur teuer in der Implementierung und im Betrieb sind, sondern deren ROI (Return on Investment) häufig nicht klar definiert ist.
Zudem werden mögliche indirekte Kosten, wie die Kosten für die Schulung der Mitarbeiter oder die langfristige Wartung und Pflege der Systeme, oft nicht ausreichend berücksichtigt. Diese unklare Kosten-Nutzen-Rechnung führt dazu, dass monolithische Systeme in Unternehmen eingeführt werden, ohne dass ein klarer wirtschaftlicher Nutzen erkennbar ist.
Wie kann ein Unternehmen diese Herausforderungen lösen? Zunächst ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen der Unternehmenskommunikation und der einzelnen Fachabteilungen genau zu analysieren. Ein flexiblerer Ansatz wäre es, auf modulare Systeme oder eine Kombination verschiedener spezialisierter Tools zu setzen, die sich besser an die individuellen Bedürfnisse anpassen lassen. Dies können beispielsweise Open-Source-Lösungen sein, die mit bestehenden Tools verknüpft werden können, oder spezialisierte Software für bestimmte Abteilungen, die in das zentrale System integriert wird.
Zudem sollten Unternehmen unbedingt einen klaren Business Case erstellen, bevor sie in große Kommunikationssysteme investieren. Dieser sollte alle Kosten, Nutzen und Risiken abdecken, damit eine fundierte Entscheidung getroffen werden kann. Dabei sollten nicht nur die IT-Abteilung, sondern auch die Fachabteilungen eng in die Entscheidung einbezogen werden, um sicherzustellen, dass die Kommunikationsbedürfnisse des gesamten Unternehmens erfüllt werden.
Schließlich ist es ratsam, regelmäßig zu evaluieren, ob das eingeführte System den gewünschten Mehrwert bietet oder ob Anpassungen notwendig sind. Ein iterativer Ansatz, bei dem kontinuierlich geprüft wird, ob das System den sich verändernden Anforderungen gerecht wird, hilft, langfristige Ineffizienzen zu vermeiden.
Angesichts der Herausforderungen, die mit monolithischen Kommunikationssystemen verbunden sind, gewinnt der Ansatz der Composable Communication zunehmend an Bedeutung. Composable Communication setzt auf modulare, flexibel kombinierbare Lösungen, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Kommunikationsinfrastruktur entsprechend ihrer spezifischen Bedürfnisse und Geschäftsprozesse zu gestalten.
Dieser Ansatz ermöglicht es Unternehmen, nur die Komponenten zu wählen, die sie tatsächlich benötigen, und diese nahtlos in ihre bestehenden Systeme zu integrieren. Anstatt ein großes System zu implementieren, das möglicherweise viele Funktionen enthält, die nicht benötigt werden, können Unternehmen gezielt die Module auswählen, die ihren Anforderungen entsprechen. Dies reduziert die Komplexität, die Anpassungskosten und ermöglicht eine bessere Integration in bestehende Prozesse.
Monolithische Kommunikationssysteme bieten auf den ersten Blick den Vorteil, alle Kommunikationsprozesse eines Unternehmens in einer Plattform zu bündeln. Doch ihre starre Struktur und mangelnde Flexibilität machen sie in vielen Fällen zu einer Herausforderung, insbesondere wenn sie nicht auf die spezifische Unternehmenslogik abgestimmt sind. Fachabteilungen entwickeln oft eigene Lösungen parallel zu den eingeführten Systemen, und die fehlende Wirtschaftlichkeitsprüfung führt dazu, dass monolithische Systeme in Unternehmen eingeführt werden, ohne dass ein klarer Mehrwert erkennbar ist.
Die Lösung liegt in einem flexibleren, modularen Ansatz und der engen Zusammenarbeit zwischen IT und Fachabteilungen. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Kommunikationssysteme sowohl den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens als auch den Anforderungen der Mitarbeiter gerecht werden und langfristig wirtschaftlich sinnvoll sind.
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