Event-basiertes Onboarding: Wie Trigger und Signale den automatisierten Onboarding-Prozess optimieren

Ein event-basiertes Onboarding, das auf Events, Triggern und Signalen basiert, bietet eine innovative Lösung, um den Onboarding-Prozess von Mitarbeitenden zu automatisieren und gleichzeitig individuell auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden einzugehen. Dieser technologische Ansatz minimiert den manuellen Aufwand und schafft einen standardisierten Prozess, der sowohl dem Unternehmen als auch den Mitarbeitenden zugutekommt.

‍

Was ist event-basiertes Onboarding?

Event-basiertes Onboarding nutzt spezifische Ereignisse (Events) und Aktionen (Trigger), um automatisierte Prozesse auszulösen. Diese Trigger können verschiedene Signale sein, die auf den Fortschritt oder die Bedürfnisse eines neuen Mitarbeiters hinweisen. Durch das Erkennen dieser Signale kann das Unternehmen automatisch die nächsten Schritte im Onboarding-Prozess einleiten, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.

‍

Vorteile des event-basierten Onboardings für Unternehmen

• Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand und beschleunigen das Onboarding.
• Personalisierung: Individuelle Bedürfnisse der Mitarbeiter werden berücksichtigt, was die Zufriedenheit erhöht.
• Konsistenz: Ein standardisierter Prozess stellt sicher, dass alle Mitarbeiter die gleichen Informationen und Ressourcen erhalten.
• Skalierbarkeit: Automatisierung ermöglicht es, den Prozess für eine größere Anzahl von Mitarbeitern ohne zusätzlichen Aufwand anzupassen.
• Verbesserte Kommunikation: Wichtige Informationen werden zum richtigen Zeitpunkt an die richtigen Personen gesendet.

‍

So sieht ein automatisierter Onboarding-Prozess aus

Ein effektiver automatisierter Onboarding-Prozess sollte die folgenden Schritte umfassen:

1. Vorbereitung: Sammlung von Informationen und Festlegung von Zielen.
2. Identifikation von Triggern und Signalen: Definition von Ereignissen, die bestimmte Aktionen auslösen.
3. Automatisierung von Aktionen: Einrichtung von Systemen, die auf Trigger reagieren.
4. Überwachung und Anpassung: Kontinuierliche Überprüfung des Prozesses und Anpassung bei Bedarf.

‍

Konkrete Beispiele für Trigger und Signale

Hier sind mindestens sieben wichtige Trigger und Signale, die in einem event-basierten Onboarding-Prozess genutzt werden können:

1. Unterzeichnung des Arbeitsvertrags

Trigger: Der neue Mitarbeiter hat den Arbeitsvertrag unterschrieben.

Aktionen:

• Automatischer Versand einer Willkommens-E-Mail mit ersten Informationen.
• Erstellung eines Mitarbeiterprofils im HR-System.
• Planung des ersten Arbeitstages im Kalender.

2. Erster Login in das Firmensystem

Trigger: Der Mitarbeiter loggt sich zum ersten Mal in das Firmennetzwerk oder ein bestimmtes System ein.

Aktionen:

• Freischaltung von erforderlichen Softwarelizenzen.
• Zuweisung von ersten Schulungsmodulen.
• Benachrichtigung an den IT-Support zur weiteren Unterstützung.

3. Abschluss eines E-Learning-Moduls

Trigger: Ein Schulungsmodul wurde erfolgreich abgeschlossen.

Aktionen:

• Zuweisung des nächsten relevanten Moduls.
• Aktualisierung des Fortschritts im Schulungssystem.
• Automatisches Zertifikat wird generiert und versendet.

4. Feedback-Eingang

Trigger: Der Mitarbeiter gibt Feedback über eine Umfrage oder ein Feedback-Tool.

Aktionen:

• Weiterleitung des Feedbacks an die zuständige Abteilung.
• Anpassung des Onboarding-Plans basierend auf dem Feedback.
• Einladung zu einem persönlichen Gespräch, falls erforderlich.

5. Nicht-Abschluss einer Aufgabe innerhalb eines Zeitraums

Signal: Eine zugewiesene Aufgabe wurde nicht innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens erledigt.

Aktionen:

• Automatische Erinnerung an den Mitarbeiter.
• Benachrichtigung an den Vorgesetzten oder Mentor.
• Angebot zusätzlicher Ressourcen oder Unterstützung.

6. Anmeldung zu einem Firmen-Event

Trigger: Der Mitarbeiter meldet sich für ein internes Event oder Meeting an.

Aktionen:

• Hinzufügen zum Teilnehmerkreis und Versand von Informationen.
• Anpassung des Kalenders.
• Vorbereitung von Materialien oder Ressourcen für den Mitarbeiter.

7. Änderung persönlicher Daten

Trigger: Aktualisierung von persönlichen Informationen im HR-System.

Aktionen:

• Bestätigung der Änderungen per E-Mail.
• Überprüfung, ob weitere Dokumente erforderlich sind.
• Aktualisierung in allen verknüpften Systemen (z.B. Gehaltsabrechnung).

8. Erreichen eines Jubiläums

Trigger: Der Mitarbeiter erreicht einen bestimmten Zeitraum im Unternehmen (z.B. 30 Tage, 90 Tage).

Aktionen:

• Versand einer Gratulationsnachricht.
• Einladung zu einem Feedback-Gespräch.
• Zuweisung neuer Verantwortlichkeiten oder Projekte.

9. Anfrage nach Unterstützung

Signal: Der Mitarbeiter stellt eine Frage oder bittet um Hilfe über interne Kommunikationskanäle.

Aktionen:

• Automatische Weiterleitung an den zuständigen Ansprechpartner.
• Angebot von Schulungsmaterialien oder FAQs.
• Terminvereinbarung für ein persönliches Gespräch.

Wie strukturieren Unternehmen einen automatisierten Onboarding-Prozess?

1. Integration von Systemen

• HR-Systeme: Zentralisierung von Mitarbeiterdaten und -informationen.
• Produktivitätstools: Nutzung von Projektmanagement- und Kommunikationsplattformen.
• Messaging-Dienste: Einsatz von Tools wie Slack oder Microsoft Teams für Echtzeitkommunikation.

2. Definition von Workflows

• Erstellung von standardisierten Prozessen für verschiedene Szenarien.
• Festlegung von Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten.
• Nutzung von Automatisierungssoftware zur Umsetzung der Workflows.

3. Personalisierung durch Segmentierung

• Segmentierung von Mitarbeitern nach Abteilung, Rolle oder Standort.
• Anpassung des Onboarding-Plans an die spezifischen Bedürfnisse jedes Segments.
• Verwendung von dynamischen Inhalten in Kommunikationsmitteln.

4. Kontinuierliches Monitoring

• Überwachung des Fortschritts jedes Mitarbeiters.
• Nutzung von Dashboards und Reports zur Analyse.
• Anpassung des Prozesses basierend auf Daten und Feedback.

5. Einbindung von Feedback-Schleifen

• Regelmäßige Umfragen zur Zufriedenheit und Effektivität des Onboardings.
• Nutzung des Feedbacks zur kontinuierlichen Verbesserung.
• Offene Kommunikationskanäle für Fragen und Anregungen.

Gewinnbringende Auswirkungen auf das Unternehmen

• Reduzierte Einarbeitungszeit: Mitarbeiter werden schneller produktiv.
• Erhöhte Mitarbeiterbindung: Zufriedene Mitarbeiter bleiben länger im Unternehmen.
• Verbesserte Arbeitgebermarke: Ein professioneller Onboarding-Prozess stärkt das Image.
• Kostenersparnis: Weniger manueller Aufwand führt zu geringeren Betriebskosten.
• Compliance: Sicherstellung, dass alle rechtlichen und regulatorischen Anforderungen erfüllt werden.

Fazit

Event-basiertes Onboarding revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen neue Mitarbeiter integrieren. Durch das Erkennen von Triggern und Signalen können Prozesse automatisiert, personalisiert und effizient gestaltet werden. Dies führt nicht nur zu einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeiter, sondern auch zu erheblichen Vorteilen für das Unternehmen selbst. Indem sie in moderne Automatisierungstechnologien investieren und einen strukturierten Ansatz verfolgen, können Unternehmen einen nachhaltigen und gewinnbringenden Onboarding-Prozess etablieren.

‍

Machen Sie den nächsten Schritt und optimieren Sie Ihr Onboarding durch die Implementierung eines event-basierten Ansatzes. Nutzen Sie Trigger und Signale, um Ihren neuen Mitarbeitern den bestmöglichen Start zu ermöglichen und langfristig den Erfolg Ihres Unternehmens zu sichern.